COSA:
Progetto Camaleonte
Migliorare l'organizzazione per un servizio migliore
ID: 1387
CHI:
Comune di Spoleto
REFERENTE:
Caterina Torlini - Istruttore Amministrativo Ufficio Controllo di Gestione
LA STORIA:
Il progetto Camaleonte ha inteso adeguare le attività direzionali alle nuove esigenze dell’Ente e del territorio con la costruzione di percorsi procedurali in grado di rispondere agli utenti interni (miglioramento organizzativo/gestionale) ed esterni (miglioramento dei servizi erogati).
In primo luogo sono stati identificati gli elementi di criticità da affrontare con urgenza. Si citano come esempi: numerosi atti di liquidazione (circa 1600); elevato numero di mandati e riversali (circa 15.000) numero di fatture fornitori pervenute (n. 2000); scarsa attenzione ai procedimenti di spesa (prenotazioni a fronte di impegni di spesa); scarsa attenzione alla gestione delle entrate; riscossioni gestite interamente con sistemi manuali; elevati costi di gestione del magazzino e degli archivi.
Si sono effettuate riunioni con il personale della Direzione per cercare di eliminare quelli che sono stati individuati come i limiti culturali del personale: l’uso degli strumenti tecnologici, la poca attitudine a prendere iniziative, la scarsa disponibilità al cambiamento e al lavoro di squadra e la predisposizione ad effettuare attività di routine. Gli interventi di formazione del personale sono stati rivolti alla conoscenza dei nuovi programmi informatici.
Il progetto è stato realizzato in 4 moduli successivi (alcuni completati, altri in via di completamento), dei quali il I riguardante il processo degli acquisti, della liquidazione e del relativo pagamento; il II riguardante l’emissione di mandati di pagamento e di ordinativi d’incasso informatici con firma digitale; il III riguardante la registrazione delle entrate presso le singole Direzioni e il collegamento tra la fase di accertamento e la fase di riscossione; il IV riguardante la razionalizzazione degli spazi.
Tra gli effetti dell’iniziativa si sottolineano: l'aumento delle competenze specialistiche informatiche di tutto il personale dell’Ente ed in particolare della Tesoreria, rispetto alla elaborazione dei nuovi sistemi; un diverso modello di organizzazione del lavoro che ha eliminato le attività senza valore; la razionalizzazione delle risorse con il contestuale miglioramento e/o ampliamento dei servizi erogati; l'eliminazione delle attività di routine e l'informatizzazione dei procedimenti. Ai risultati del progetto sono stati collegati sistemi di incentivazione monetaria del personale coinvolto.