COSA:
Il sistema integrato di Controllo Strategico del Comune di Ferrara
La qualità come obiettivo
ID: 475
CHI:
Comune di Ferrara
REFERENTE:
Roberto Finardi - Segretario e Direttore Generale
LA STORIA:
Negli ultimi anni negli enti locali il collegamento delle sole misure economico-finanziarie alla strategia sono state oggetto di forti critiche motivate dal fatto che non sono in grado di cogliere la dimensione qualitativa della gestione. Strumenti quali cruscotti di controllo e schede bilanciate di controllo, denominati anche tableau de bord e balanced scorecard (BSC) sono in grado di assolvere ad una triplice funzione come strumento: di traduzione, attuazione e valutazione della strategia; di misurazione dei risultati dell’alta direzione; di comunicazione esterna. Ad inizio 2006 il Comune di Ferrara ha avviato un processo di introduzione della metodologia della BSC al fine di giungere ad una integrazione tra pianificazione strategica e programmazione annuale. Da allora tale strumento ha consentito il monitoraggio e la valutazione della performance nel tempo ed è basato su un insieme bilanciato di indicatori gestionali considerati attraverso quattro prospettive. Nello specifico la prospettiva del cittadino-utente è orientata a valutare la capacità del Comune di individuare i bisogni specifici del territorio e di soddisfarli. La prospettiva economico-finanziaria è orientata invece a valutare la gestione in ragione della sua capacità di perseguire l’equilibrio di bilancio. La prospettiva dei processi interni consente di individuare il grado di efficacia e di efficienza con il quale il nostro ente gestisce e controlla i processi interni. La prospettiva dell’innovazione e dell’apprendimento permette di misurare e valutare il livello di conoscenza, competenze e apprendimento delle risorse umane.
Il modello di BSC ha permesso di ridurre il gap che si è sempre creato tra gli obiettivi espressi nel PEG e l’individuazione della mission recependo quest’ultima in tutte le sue prospettive, individuando le azioni da intraprendere ed i rispettivi indicatori di performance che trovano a loro volta espressione anche nel PEG. L’obiettivo principale della nostra Amministrazione è stato quello di rendere coerente la programmazione annuale dell’ente, formalizzata attraverso il piano dettagliato degli obiettivi di PEG, con le linee strategiche dell’amministrazione. Il gruppo di direzione del progetto BSC ha coinvolto il Segretario/Direttore Generale, il Gabinetto del Sindaco, l’U.O. Programmazione e Controllo e l’Università di Ferrara.
Il primo passo è stato lo svolgimento di un percorso formativo intensivo sul tema della pianificazione strategica e della BSC, rivolto a tutti i dirigenti e posizioni organizzative comunali, con l’intento di condividere linguaggi, principi e metodologie. In seguito, sono state avviate le attività operative del progetto con l’esplicitazione della strategia. Infatti, l’amministrazione disponeva di una serie di Progetti di Mandato, i quali non permettevano di formalizzare le priorità strategiche e di comunicarle in maniera intersoggettiva. A tal fine, sono stati organizzati una serie di incontri, adottando una metodologia di brainstorming, tra i Responsabili Unici di Progetto (RUP) dei singoli Progetti di Mandato e i dirigenti di settore. La finalità degli incontri era riconducibile alla creazione di una sorta di “mappa concettuale” che evidenziasse i legami tra i programmi di mandato e di ricondurli alle priorità strategiche. Ciò ha permesso di giungere alla formalizzazione di 6 priorità strategiche: Manutenzione della città, Migliorare la mobilità, Vivere a Ferrara, Consolidare qualità e offerta culturale, Amministrazione rinnovata ed efficiente e Sviluppo sostenibile. Definite le Priorità strategiche del Comune di Ferrara sono stati formati dei Comitati di Settore, all’interno dei quali è stato individuato un referente. I Comitati hanno rappresentato la modalità organizzativa attraverso la quale creare un legame tra il vertice aziendale e i diversi servizi comunali attivando processi di tipo top-down e bottom-up nella programmazione e nel controllo. Attraverso il lavoro svolto all’interno dei Comitati si è giunti alla costruzione di una mappa strategica globale, costituita da obiettivi strategici all’interno delle quattro prospettive base del modello BSC. Ogni Comitato aveva la possibilità di integrare la mappa strategica globale in modo da rendere più coerente con le proprie caratteristiche e specificità. Per ciascuna attività sono stati individuati:
- Responsabile dell’attività
- Le fasi di cui l’attività si compone
- Gli indicatori di avanzamento delle fasi
- Il responsabile di ciascuna fase
- Il personale eventualmente coinvolto e la percentuale di tempo/uomo dedicata
- Gli indicatori di risultato dell’attività ed i target da perseguire.
L’insieme delle attività di ciascun settore ha permesso di costruire le schede bilanciate alle quali agganciare il sistema di misurazione e valutazione dei risultati. Inoltre, il sistema di incentivazione della dirigenza è stato collegato al grado di conseguimento dei target individuati per ciascuna attività. A tal fine, si è proceduto alla strutturazione di un sistema di report sintetici ed analitici finalizzato a soddisfare le diverse esigenze conoscitive presenti. I report sono riferiti a 4 tipologie di destinatari: Nucleo di valutazione, Direzione operativa, Giunta comunale e Dirigenti di Settore e di Servizio.
Nel corso del 2007 il Comune di Ferrara ha ripreso l’esperienza del Bilancio Sociale che già era stato redatto, anche se relativamente ai soli settori della Cultura e del Welfare, per il 2003 e 2004. Ci si è posti come obiettivo quello di rendere conto dei risultati conseguiti in tutti gli ambiti di intervento, all’interno delle priorità strategiche individuate nella BSC. Il periodo preso a riferimento è il quadriennio 2004-2007.
La realizzazione di questo progetto ha portato al coinvolgimento di diversi gruppi e degli stakeholder:
- un gruppo di coordinamento a cui è stato demandata la definizione degli ambiti, degli indicatori, degli stakeholder
- un gruppo di redazione
- un gruppo intermedio-operativo composto da personale tecnico e amministrativo
gli stakeholder, portatori di interesse riconosciuti dal contesto socio-territoriale che si sono espressi - sui contenuti presenti nel bilancio sociale proponendo suggerimenti e integrazioni.
Il Comune ha ricevuto diversi premi sia a livello nazionale che internazionale. Inoltre è stata tra le amministrazioni finaliste del Premio Qualità PPAA – Seconda Edizione 2007-2008.