COSA:
AIDA e FALSTAFF: le Dogane per l’innovazione
"Grandi opere" di innovazione per l'Agenzia delle Dogane
ID: 529
CHI:
Agenzia delle Dogane
REFERENTE:
Giuseppe Peleggi - Direttore dell’Agenzia
LA STORIA:
L’Amministrazione, a seguito della trasformazione da Dipartimento delle Dogane ad Agenzia delle Dogane, ha riorganizzato i propri processi, strutturandoli e focalizzandoli attraverso direttive strategiche e obiettivi centrati sull’orientamento a un concreto soddisfacimento dei propri utenti, sul controllo di obiettivi pianificati, “sull’efficientamento” delle proprie risorse e sull’innovazione tecnologica. Il nuovo modello organizzativo, articolato su tre livelli (centrale, regionale e territoriale) è finalizzato a un decentramento delle funzioni e delle responsabilità. La scelta dei modelli organizzativi orientati al miglioramento è presente nell’Agenzia da oltre 10 anni e nel 2005 l’Amministrazione ha iniziato i percorsi di autovalutazione in riferimento al Modello CAF. L'Agenzia delle Dogane, per assolvere ai propri compiti istituzionali, ha inoltre investito massicciamente nell’informatizzazione sia dei processi di lavoro interni che delle applicazioni e dei servizi all’utenza. Due in particolare i progetti realizzati che hanno dato esito ad un sensibile aumento di efficienza: AIDA e FALSTAFF.
AIDA, il Nuovo Sistema Informativo Doganale è stato sviluppato utilizzando una metodologia basata sull'analisi dei processi e dei flussi informativi, analisi che ha portato a ridisegnare una serie di processi eliminandone le inefficienze e sfruttando le opportunità offerte dalle nuove tecnologie.
L’architettura concepita per AIDA si avvale delle tecnologie emergenti, proprie dell'ambiente Internet e dell’interfaccia che tutti conoscono per la navigazione in rete (il browser). Altra importante novità è l'utilizzo del controllo informatizzato del flusso di lavoro (workflow management), sistema che guida l'utente nell'esecuzione delle attività.
AIDA, a regime, integrerà tutte le aree funzionali e tutti i sottosistemi esistenti (Accise, SAISA, Laboratori chimici) ed è stato progettato in sintonia con il piano di e-government, con i piani informatici comunitari e con le linee guida dettate dall' O.M.D (Organizzazione Mondiale delle Dogane).
Si realizza attraverso le seguenti linee strategiche:
• telematizzazione degli scambi di documenti e di informazioni con l'utenza esterna;
• integrazione delle basi informative per una reattiva analisi dei rischi che aumenti la capacità di controllo senza ostacolare la fluidità degli scambi;
• inserimento della dogana nella catena logistica del trasporto;
• integrazione dei servizi telematici della dogana con i servizi telematici degli enti portuali ed aeroportuali;
• interoperabilità della dogana con gli enti coinvolti nello sdoganamento per la realizzazione di uno sportello unico "single window approach".
Il sistema, offrendo servizi standardizzati ed integrati, agevola gli scambi, riducendo i costi di transazione: promuove, pertanto, la competitività delle aziende nazionali nell'ambito del commercio internazionale.
La metodologia di lavoro adottata ha coinvolto gli utenti interni ed esterni nello sviluppo e nella sperimentazione del sistema e ha consentito la condivisione dei risultati tramite l'utilizzo di un laboratorio "dogana virtuale", che ha simulato le diverse realtà operative, laboratorio che rimarrà attivo per le future implementazioni ed aggiornamenti.
Dal punto di vista degli operatori AIDA si presenta come una scrivania di lavoro personalizzata per ogni utente: propone le attività da svolgere, segnala le scadenze da rispettare, permette l'accesso alle informazioni di supporto. Mentre si controlla una dichiarazione, che appare sullo schermo così come appare sulla carta, si può consultare la tariffa, visualizzare un regolamento o un'altra dichiarazione.
Tutte le informazioni a sistema sono in rete e consultabili dalla propria scrivania di lavoro.
Il flusso di lavoro informatizzato indica la sequenza delle operazioni da svolgere e controlla che siano state correttamente eseguite. Tutti gli uffici trattano così la stessa pratica nello stesso modo, garantendo la certezza della prassi e la trasparenza amministrativa.
In AIDA è stato recentemente integrato un ambiente di e-learning per supportare il processo di introduzione del nuovo sistema e che può essere utilizzato per altre attività formative e un sistema di “knowledge base” (base dati della conoscenza): informazioni in linea (guide operative, spiegazioni di dettaglio, normativa di riferimento…) volte a creare una maggiore consapevolezza nello svolgimento della pratica operativa.
L’altro progetto, FALSTAFF - Oscar Europeo 2005 per le migliori iniziative di e-government – fa leva sulle moderne tecnologie RFID per contrastare la contraffazione.
In questi ultimi anni il fenomeno della contraffazione ha assunto un carattere estremamente rilevante in quanto costituisce una seria minaccia per la sicurezza internazionale, per la salute dei consumatori e per lo sviluppo economico. In tale ambito l'autorità doganale è chiamata a contrastare ogni devianza o abuso alle corrette regole del libero scambio ma, allo stesso tempo, deve prevenire le frodi senza penalizzare la fluidità delle transazioni e del libero scambio.
Nel rispetto di tali esigenze, il progetto di lotta alla contraffazione, elaborato dall’Agenzia delle Dogane, si concretizza nella costituzione di una banca dati multimediale dei prodotti autentici inserita nel sistema informativo AIDA (Automazione Integrata Dogane e Accise) dell’Agenzia.
La banca dati, alimentata dagli stessi titolari del diritto, consente, ma non solo, di confrontare le caratteristiche dei prodotti sospettati di contraffazione con le caratteristiche dei prodotti originali. In sintesi, ogni azienda che richieda un intervento di tutela di un proprio prodotto genera, nella banca dati, una scheda in cui possono inoltre essere registrate, per ogni prodotto, tutte le informazioni di carattere tecnico che lo contraddistinguono.
Della banca dati fanno parte anche le immagini del prodotto e la “mappa” dei suoi itinerari doganali.
I funzionari doganali possono interrogare la banca dati ottenendo risposte in tempo reale e possono avvalersi, per le richieste di intervento, dei tecnici delle associazioni di categoria e/o degli enti di certificazione della qualità dei prodotti posti sotto tutela.
La banca dati si integra, inoltre, con il Circuito Doganale di Controllo e permette di definire ulteriori profili di rischio a cui sono collegate specifiche azioni per la tutela dei prodotti protetti da marchio.
Il Circuito Doganale di Controllo analizza, in tempo reale, tutte le dichiarazioni di importazione ed esportazione presentante in dogana e le indirizza automaticamente ai canali di controllo abbinati ai profili di rischio elaborati anche in base ai parametri indicati, nelle schede, dalle aziende. Con questa realizzazione l’Agenzia delle Dogane ha già dato risposta concreta ad alcune delle esigenze più pressanti emerse nel corso del primo congresso mondiale sulla lotta alla contraffazione: identificare il maggior numero possibile di prodotti e strategie di contraffazione ed intervenire il più rapidamente possibile; obiettivi, questi, raggiungibili solo con strumenti telematici.
Gli interventi intrapresi dall'Agenzia delle Dogane hanno garantito risultati significativi rispetto alla soddisfazione degli utenti che è migliorata del 20% negli aspetti funzionali e dell’11% per quelli tangibili (2006-2007). Le ore dedicate alla formazione del personale sono aumentate del 70% nel periodo 2001-2007. La produttività media delle persone è aumentata dell’8% nel periodo 2004-2006. Dal 2001 al 2007 i tempi per il controllo allo sdoganamento si sono dimezzati
L’Agenzia è stata tra le finaliste della seconda edizione del Premio Qualità PPAA –2007-2008.